Whistleblowing Policy
1. Informazioni Generali
1. Legislazione
2. Definizioni
3. Cosa si può segnalare
4. Principi
2. Procedira di segnalazione
1. Effettuare una segnalazione
2. Opzioni
1. Opzioni di segnalazione per i dipendenti HEAD
2. Opzioni di segnalazione per terze parti
3. Contenuto della segnalazione
4. gestione della segnalazione
3. Protezione dei dati
1. Informazioni generali
1.1 Legislazione
La base giuridica per le disposizioni sulla protezione degli informatori negli Stati membri dell'UE è la Direttiva UE n. 2019/1937 del 23.10.2019, che è stata adottata dal Parlamento Europeo e dal Consiglio sulla protezione degli informatori ("Direttiva whistleblowing"). Ogni Stato membro dell'UE è obbligato a recepire le disposizioni della direttiva sulle segnalazioni di irregolarità nella propria legislazione nazionale.
La presente Informativa si applica a tutte le società del Gruppo HEAD che rientrano nell'ambito di applicazione della Direttiva UE n. 2019/1937 del 23.10.2019 ("Direttiva Whistleblowing") (di seguito denominata "Società").
1.2 Definizioni
• Informatori: persone fisiche che segnalano o divulgano informazioni sulle violazioni ottenute in relazione alle loro attività lavorative.
• Violazione(i): Atti o omissioni che sono illegali o in contrasto con l'oggetto o lo scopo della legislazione nazionale o del diritto UE direttamente applicabile.
• Ritorsioni: Atti o omissioni diretti o indiretti in un contesto professionale che sono innescati da una relazione o divulgazione interna o esterna e che causano o possono causare uno svantaggio ingiustificato per l'informatore.
1.3 Cosa si può segnalare
Le segnalazioni possono rientrare nel seguente ambito di applicazione (l’elenco non è esaustivo):
• Servizi finanziari, prodotti finanziari e mercati finanziari: prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
• Sicurezza e conformità dei prodotti
• Sicurezza dei trasporti
• Protezione dell'ambiente
• Protezione dei consumatori
• Protezione della privacy e dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi d'informazione
Il sistema di segnalazione serve esclusivamente a ricevere ed elaborare le segnalazioni di violazioni effettive o presunte di leggi, regolamenti nazionali e tutte le normative aziendali interne (ad es. codice di condotta) in relazione alla direttiva sulle segnalazioni. In particolare, non è disponibile per reclami generali o per richieste di prodotti e garanzie.
1.4 Principi
I segnalatori possono essere i dipendenti (compresi i dipendenti part-time e temporanei) ma anche i candidati, i tirocinanti, i lavoratori autonomi e tutte le persone che lavorano per appaltatori, subappaltatori e fornitori.
I segnalatori devono essere in buona fede, al momento della segnalazione ci devono essere motivi ragionevoli di credere che le informazioni sulle violazioni riportate siano corrette. Non è assolutamente necessaria la conoscenza concreta dei fatti, sono sufficienti ragionevoli sospetti/dubbi.
Una falsa segnalazione intenzionale è inaccettabile e autorizza HEAD ad agire contro tali persone. Le false segnalazioni possono quindi avere conseguenze negative per la persona interessata e possono anche portare il segnalatore a essere ritenuti responsabili per eventuali danni subiti da qualcuno a causa di tale falsa segnalazione.
I segnalatori sono protetti da ritorsioni, come licenziamenti, revisioni negative dei risultati, cessazione dei contratti di lavoro a tempo determinato, richieste di risarcimento danni, molestie, discriminazione, ecc., sulla base di relazioni giustificate.
I segnalatori hanno la possibilità di rimanere anonimi per ogni segnalazione. La segnalazione deve essere trattata in modo confidenziale se richiesto.
2. Procedura di segnalazione
2.1 Effettuare una segnalazione
HEAD incoraggia chiunque abbia informazioni su una presunta violazione della legge, dei regolamenti nazionali o di qualsiasi politica aziendale a segnalarlo utilizzando una delle opzioni di segnalazione elencate di seguito. Agire in buona fede proteggerà l'individuo da eventuali conseguenze negative, indipendentemente dal fatto che le informazioni riportate alla fine si rivelino accurate o meno.
2.2 Opzioni
HEAD offre ai segnalatori diverse opzioni. Chiunque sia a conoscenza di una violazione effettiva o potenziale delle leggi applicabili, nonché dubbi su una violazione reale o potenziale, deve segnalare la questione tempestivamente attraverso uno dei canali di segnalazione. I canali di segnalazione disponibili sono diversi per i dipendenti HEAD e i segnalatori esterni
2.2.1 Opzioni di segnalazione per i dipendenti HEAD
Per i dipendenti HEAD sono disponibili i seguenti canali di segnalazione:
• Tool online
Le segnalazioni possono essere inviate tramite l’apposito tool online. Il canale è sicuro, anonimo e conforme alle normative applicabili in merito alla protezione dei dati e al diritto del lavoro. Le segnalazioni sono trattate dal dipartimento legale su base confidenziale. Se necessario, altri reparti possono essere coinvolti nell'elaborazione della risposta.
• Posta
In alternativa la segnalazione può essere inviata per posta al seguente indirizzo:
HTM Sport GmbH
Attn.: Whistleblowing (Amanda Neil)
Tyroliaplatz 1
2320 Schwechat
• Mail
La segnalazione può essere inviata via mail al seguente indirizzo: whistleblowing@head.com
• Telefono
Una segnalazione può essere fatta chiamando il numero +43 1 70 179 204 (Amanda Neil)
• Personalmente
Una segnalazione può essere effettuata direttamente a Amanda Neil, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat
2.2.2 Opzioni di segnalazione per terze parti
I seguenti canali sono disponibili per le terze parti (fornitori, clienti etc.):
• Posta
La segnalazione può essere inviata per posta al seguente indirizzo:
HTM Sport GmbH
Attn.: Whistleblowing (Amanda Neil)
Tyroliaplatz 1
2320 Schwechat
• Mail
La segnalazione può essere inviata via mail al seguente indirizzo: whistleblowing@head.com
• Telefono
Una segnalazione può essere fatta chiamando il numero +43 1 70 179 204 (Amanda Neil)
• Personalmente
Una segnalazione può essere effettuata direttamente a Amanda Neil, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat
2.3 Contenuto della segnalazione
Quando si effettua una segnalazione, l'informatore deve fornire quante più informazioni possibili. Se possibile l'informatore dovrebbe fornire almeno le seguenti informazioni:
• Dove si è verificato l’episodio?
• Cosa è successo?
• Siete dipendenti dell’azienda interessata?
• In quale azienda si è verificato l'episodio?
• Quale servizio/reparto è interessato?
• Quali persone sono coinvolte?
• In quale città si è verificato l’episodio?
• Nome dell'informatore (o richiesta di anonimato)
• Data e ora della segnalazione
2.4 Gestione della segnalazione
Per le segnalazioni presentate tramite lo strumento di segnalazione online o se comunque sono stati forniti i dati di contatto, l'informatore riceverà una conferma di ricezione entro sette giorni dal ricevimento di una segnalazione.
Entro tre mesi dalla segnalazione l'informatore riceverà una risposta che evidenzia le misure adottate per risolvere la questione o i motivi per cui la questione non può essere trattata
In particolari situazioni potranno essere richieste al segnalatore informazioni aggiuntive per la gestione della segnalazione
3. Protezione dei dati
Il trattamento dei dati personali avviene in conformità con la policy HEAD e viene effettuato in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito "GDPR") e le linee guida GDPR
Informazioni generali:
Il trattamento dei dati personali da parte di HEAD (titolare del trattamento) in relazione a una segnalazione (come nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo e altri dati utili per la gestione della segnalazione) deve essere autorizzato
Trasferimento dei dati:
I dati personali forniti per una segnalazione possono essere trasferiti ad altre società del gruppo HEAD (per info https://www.head.com/en-IC/about/locations/) all'interno e all'esterno dell'UE/SEE in conformità con le norme sulla protezione dei dati. HEAD potrebbe anche dover trasferire i dati personali alle autorità competenti (ad es. autorità incaricate dell'applicazione della legge, autorità fiscali) e tribunali, società di consulenza e rappresentanti legali.
Conservazione dei dati:
I dati personali non necessari per la gestione della segnalazione non sono raccolti o, se raccolti inavvertitamente, sono immediatamente cancellati.
I dati personali utili per la gestione della segnalazione saranno conservati a partire dall'ultima volta in cui sono stati trattati o trasmessi per il tempo necessario per eseguire le procedure già avviate. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali saranno cancellati
Diritti degli interessati:
Per esercitare il diritto all'informazione, alla cancellazione, alla rettifica dei dati, alla revoca del consenso al trattamento dei dati (se concesso), alla portabilità dei dati è possibile inviare un messaggio a privacy@head.com.
Inoltre, c’è la possibilità di presentare un reclamo contro il trattamento dei dati presso l'autorità di protezione dei dati responsabile del soggetto interessato.
I suddetti diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e revoca non si applicano per la durata dei procedimenti amministrativi o giudiziari o dei procedimenti investigativi ai sensi del codice di procedura penale per le persone interessate da un segnalatore, finché e nella misura necessaria a proteggere i segnalatori e le persone che li sostengono o le persone che devono temere ritorsioni, ad esempio, e le persone colpite o coinvolte da misure di follow-up.
Data versione: Maggio 2024